+7 (495) 332-37-90Москва и область +7 (812) 449-45-96 Доб. 640Санкт-Петербург и область

Номенклатура какой первый входящий или исходящий

Любой секретарь знает, что письма делятся на две большие группы: входящие и исходящие. Эти два потока документов существуют в каждой организации. Порядок работы с документами может отличаться, но входящие и исходящие письма есть везде. Где-то их набирается всего несколько единиц за год, а где-то на переписке строится бизнес, поэтому документов скапливается много тысяч. Дела с корреспонденцией, независимо от их количества, нужно формировать и хранить грамотно. О том, как это делать, расскажем в статье.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Урок 1: Управление документами как сфера профессиональной деятельности.

Любой секретарь знает, что письма делятся на две большие группы: входящие и исходящие. Эти два потока документов существуют в каждой организации. Порядок работы с документами может отличаться, но входящие и исходящие письма есть везде. Где-то их набирается всего несколько единиц за год, а где-то на переписке строится бизнес, поэтому документов скапливается много тысяч. Дела с корреспонденцией, независимо от их количества, нужно формировать и хранить грамотно.

О том, как это делать, расскажем в статье. В организациях, где за все делопроизводство отвечает помощник директора как правило, в небольших или канцелярия, дела с перепиской формируются и хранятся централизованно.

При децентрализованной системе делопроизводства эта работа ведется самостоятельно в каждом структурном подразделении. Главное, чтобы в организации или в каждом подразделении был работник, ответственный за формирование и хранение дел с корреспонденцией. В делах с перепиской должны находиться только оригинальные экземпляры писем — как входящих, так и исходящих.

Копии допустимо хранить только в так называемых составных делах, например в делах контрагентов. При организации хранения исходящей корреспонденции очень важно знать, в каких случаях и для каких целей создается визовый экземпляр письма. Это экземпляр исходящего документа, имеющий такую же юридическую значимость, как и основной. Его назначение — остаться в организации, создавшей письмо, после того как его основной экземпляр будет отправлен адресату.

Необходимость создания визового экземпляра исходящего документа зависит от того, каким образом планируется доставлять письмо адресату:. В этом случае при подготовке письма нужно учитывать, что количество его экземпляров будет равно количеству адресатов плюс еще один — визовый — экземпляр. Таким образом, неверно отправлять письмо по почте или курьером и при этом оставлять в организации только обычную его копию.

В дело должен быть помещен равноценный экземпляр исходящего письма, то есть его визовый экземпляр. Независимо от того, каким образом регистрируются письма в организации и каковы их маршруты, корреспонденция должна храниться в строго определенном месте: либо в приемной у секретаря генерального директора, либо в канцелярии, либо у ответственного за ведение делопроизводства в каждом структурном подразделении но не у исполнителей! В любом случае задачи ответственного за оперативное хранение писем — отслеживать их перемещение и собирать в делах с перепиской оригинальные экземпляры входящих и исходящих документов.

Письма нужно помещать в дела без промедления: исходящая корреспонденция подшивается сразу после отправки, а бумажные экземпляры входящих писем могут попадать в дела сразу же после регистрации. Рассмотрим разные варианты обработки корреспонденции с точки зрения того, как секретарю или другому ответственному за ведение делопроизводства сохранить оригиналы документов у себя, чтобы вовремя поместить их в дела. В организациях, практикующих электронный документооборот, письма остаются в службе делопроизводства или у секретаря, который их регистрирует.

Фактически сразу после сканирования документа и помещения его электронной копии в базу данных бумажный оригинал становится ненужным. В подавляющем большинстве случаев для вынесения резолюции, направления.

Бумажный оригинал сразу после регистрации может быть помещен в дело на оперативное хранение. В исключительных случаях, если руководитель или исполнитель потребует оригинал входящего документа, его можно предоставить по запросу. Если учет поступающих документов ведется традиционным способом, в бумажных журналах или в электронных табличных редакторах, то оставить у себя оригинал входящего письма секретарю вряд ли удастся.

Этот экземпляр отправится на рассмотрение к директору, а затем, с резолюцией, к исполнителю. В этих условиях письма могут вернуться к секретарю одним их трех способов. Вариант 1: скан-копия письма с резолюцией направляется исполнителю, а оригинал подшивается в дело. Вариант 2: бумажная копия письма с резолюцией передается исполнителю, а оригинал помещается в дело. Вариант 3: исполнитель сам передает оригинал письма секретарю после завершения работы с ним. Очевидно, что первый вариант — самый простой и быстрый: отсканировать документ и тут же отправить файл по почте займет несколько секунд.

Второй тоже достаточно удобен, хотя и потребует чуть больше времени. А вот третий связан с определенным риском: если оборот писем в организации большой, на несколько сознательных работников всегда найдется один, который забудет или не захочет передать секретарю письмо, а то и вовсе потеряет его.

С исходящими документами обратная ситуация: ответственному за хранение переписки сложнее получить оригиналы исходящих документов, если исполнители сами регистрируют их в СЭД. На коллег возлагается обязанность передавать в службу делопроизводства подготовленные и отправленные ими письма. Но даже если культура обращения с документами в организации находится на высоком уровне, секретарю нужно наладить взаимодействие с коллегами так, чтобы вовремя получать от них оригиналы исходящих документов и помещать их в дела с перепиской.

Идеально, если передача писем на хранение будет максимально естественной и не потребует от исполнителей дополнительных действий, например:. И с этим не нужно тянуть: чем позже будет сделан запрос, тем меньше вероятность, что исполнитель найдет это письмо в своих бумагах.

Если регистрацией исходящих занимается секретарь, то получить визовые экземпляры исходящих писем проще простого. Нужно только следить за тем, чтобы исполнители передавали письма для помещения в дела сразу после того, как они оправлены по электронным каналам связи. Фактически организации практикуют три варианта ведения электронной переписки.

При этом с юридической точки зрения безоговорочно признается только один из них: обмен документами, подписанными электронными цифровыми подписями должностных лиц. Организации обязательно заключают соглашение, в котором оговаривается возможность обмена такими электронными письмами. Как правило, это один из пунктов договора между организациями. Только такая переписка имеет юридическую силу, и в случае серьезных разногласий между организациями эти электронные документы могут быть представлены суду в качестве доказательств.

Как правило, сначала оперативно высылается такая копия, а затем отправляется оригинальный экземпляр. Это позволяет исполнителю начать работу с документом еще до момента получения его бумажного оригинала. И наконец, переписка, которая представляет собой обмен электронными сообщениями по электронной почте. Работники двух организаций могут обмениваться электронными письмами, обсуждая какие-то рабочие вопросы, но когда нужно довести до сведения собеседника особо важную информацию или сделать официальный запрос, готовится полноценное деловое письмо.

Чтобы хранить ту часть переписки организации, которая представлена в электронном виде, не нужно делать распечатки. В целом правила хранения электронных документов такие же, как и для бумажных, но имеют некоторые особенности:. Многие письма, поступающие в организацию и отправляемые из нее, являются сопроводительными. То есть адресат будет работать именно с приложениями, а письмо. Хранятся сопроводительные письма отдельно от прилагаемых документов. Срок хранения этих писем обычно не превышает стандартных 5 лет — гораздо более важно сохранить приложение, а не сопровождавшее его когда-то письмо.

Дата поступления ответа и то, какое из этих писем является входящим, а какое исходящим, значения не имеет — соблюдается только хронология запросов. Между прочим, в описи совершенно не запрещено выделять цветом пакеты документов, посвященных одному вопросу.

Особенно полезно это делать в описях дел, в один том которых входит множество разных документов. Преимущества такого расположения документов в деле очевидны: вся переписка по каждому конкретному опросу находится в одном месте. При составлении номенклатуры дел переписка организации включается в нее наряду со всеми остальными документами.

В какой ее раздел разделы помещать переписку, зависит от того, какой порядок регистрации и хранения переписки существует в организации. Напомним, что переписка может храниться централизованно — в канцелярии, службе делопроизводства или у секретаря генерального директора если организация небольшая или в подразделениях — у секретаря или ответственного за делопроизводство в отделе.

При втором варианте в номенклатурах дел структурных подразделений будут собственные разделы для дел с перепиской. Большая ошибка формировать дела с перепиской, разделяя их только на входящие и исходящие.

При этом первыми в списке будут дела с письмами от вышестоящих организаций, государственных органов, ключевых контрагентов Пример 2. Но сориентироваться в этом многообразии легче, чем кажется.

Разрабатывая номенклатуру дел и устанавливая сроки хранения для переписки, рекомендуется действовать так:. Скорее всего, срок хранения большинства дел с письмами будет равен пяти годам, но могут быть и исключения. Дела с перепиской необходимо формировать и хранить в строго определенном месте: у секретаря директора, в канцелярии либо у ответственных за делопроизводство в подразделениях. В дела с перепиской помещаются только оригинальные экземпляры документов.

Копий в таких делах быть не должно. Чтобы хранить электронные письма, не нужно делать их бумажные копии — такие дела хранятся в электронном виде. Дела с перепиской в номенклатуре располагают по контрагентам, по темам или применяют комбинированный способ.

Кожанова, специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству. Скачать бесплатно демо-номер журнала Подписаться на журнал Для физических лиц Для юридического лица Подписка на эл. Узнать больше: Оперативное хранение документов Сопроводительное письмо Потоки документов в организации Сцилла и Харибда секретарской работы — входящие и исходящие документы.

Подборки материалов Форум для секретарей Подписаться на новости. Выписываете журнал? Я согласен с политикой конфиденциальности.

To properly display this page you need a browser with JavaScript support. Дополнительные модули Управление договорами Работа в приложении "Управление договорами" Номенклатура, связанная с договорами.

Наверняка все мы сталкивались с ситуацией, когда помнишь, что письмо приказ, информационное сообщение или иной документ приходило, а найти его не можешь или надо в запросе сослаться на документ, который отправляли ранее, а сделать это нельзя, так как не известны ни точная дата отправления, ни иные признаки, позволяющие его идентифицировать. Такое может произойти, если в организации не налажена система регистрации и учета входящих и исходящих документов. О том, как правильно построить эту систему, расскажем сегодня. В компанию поступает достаточно много входящих документов - письма, бандероли, пакеты, подписные издания, рекламные листовки и пр.

Глава 4. Обмен электронными документами

Информационно-правовая система нормативных правовых актов Республики Казахстан. Утвердить прилагаемые Правила документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях. Настоящее постановление вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования. Премьер-Министр Республики Казахстан Б. Настоящие Правила документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях далее — Правила устанавливают порядок документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях далее — организации. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного уполномоченным органом в сфере архивного дела и документационного обеспечения управления далее — уполномоченный орган порядка работы с документами в организации осуществляются структурным подразделением, предназначенным для реализации задач и функций по документационному обеспечению управления далее — служба ДОУ.

Основные действия при работе с программой производятся в форме Начальная страница , которая открывается при запуске. Слева расположены группы возможных действий, которые выполняются с электронными документами, и быстрые отборы для фильтрации списка; справа — список электронных документов, для которых требуется совершить то или иное действие. Над списком электронных документов находятся соответствующие кнопки для выполнения операций с выбранным документом или несколькими документами одновременно. Созданные и загруженные документы учета отображаются в разделе Главное — Исходящие документы. Синхронизация данных может выполняться автоматически, по расписанию, либо вручную.

Понятие документооборота, требования к его организации.

Для сокращения времени сотрудников, потраченного на создание и контроль первичной документации, в подключаемом модуле существуют следующие механизмы:. Для типовых конфигураций предусмотрено сопоставление входящих электронных документов в формате xml, установленном ФНС, с типовыми документами 1С. Параметрами для сопоставления являются следующие поля документа 1С:. Описание правил сопоставления электронных документов, в зависимости от их типа, происходит в процедуре НайтиСопоставлениеДокумента. Автоматическое сопоставление может не определить подходящий документ. В этом случае поможет ручное сопоставление. Для сокращения списка типов документов, которые подходят для сопоставления, используется событие ПравилаСопоставленияДокумента. Кроме того, в этом методе задается фильтр на список документов. В типовом событии устанавливается отбор по организации и контрагенту.

В статье разберем основные ошибки, которые допускают секретари, делопроизводители, а часто и руководство в обращении с документами организации. Рассмотрим эти ошибки, расположив их по процессам управления документами. Логика, которой руководствуются секретари, помещая в одну регистрационную форму и входящие, и исходящие документы, понятна: все документы учитываются по видам, значит, все письма будут регистрироваться в одном журнале.

.

.

Правила документооборота Формирование дел Номенклатура по Порядок 1. Документооборот в организации. Понятие документооборота Регистрации подлежат входящие, исходящие и внутренние документы.

.

.

.

.

.

.

Комментарии 4
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Ада

    2 при втором задержании в течение года после первого случая.

  2. Богдан

    Проще спалить верховну раду вместе с депутатами

  3. Розалия

    Формат хороший, но так и не ответили на мои вопросы. На счёт пристройки. Почему же нельзя и незаконно? Данная пристройка никому мешать не будет, если другие делают, то почему бы нет? Вопрос лишь в том как узаконить! Отказ от централизованного отопления. Эти суки будут повышать тарифы, а я не могу отказаться? Как так? Это же услуга, а значит и договорные правоотношения, т.е. как и любой договор имею право расторгнуть. Кроме того, изолировать магистральные трубы, чтобы их супер ценное тепло не грело мою квартиру, а сам поставлю электро с льготным тарифом. Почему бы и нет? И я такой не один, кто озадачился таким вопросом

  4. Всеслав

    Хотели как лучше получилось как всегда это кредо российской политики , ничего не поделаешь. С таким подходом действительно ничего не поделаешь. Что бы кредо российской политики изменилось , а причины коррупции ушли в прошлое , нужно работать не только над собой , но и над строительством гражданского общества. Пока в голове у многих людей мысль , что должен прийти добрый дядя и сделать им хорошо. Только оказывается , что добрый дядя подписывает совсем недобрые законы. Франция в пример , только заявили о поднятии цен на топливо массовые протесты. А у нас что? овцы.

© 2018-2021 carddrive.ru